Nueva obligación empresarial de comunicar a la TGSS el código de ocupación
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- Qué cambia con el Real Decreto 643/2026
- Qué es el código de ocupación y por qué debe revisarse
- Empresas y profesionales afectados
- Plazo para comunicar los códigos a la TGSS
- Cómo preparar la revisión de la plantilla
- Ampliación del plazo para bajas y variaciones de datos
- Cambios en el régimen de aplazamientos
- Riesgos de una asignación incorrecta
- Recomendaciones para cumplir dentro de plazo
Todas las empresas deberán comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social el código de ocupación correspondiente a cada persona trabajadora en alta cuando este dato no haya sido informado previamente.
La obligación se incorpora mediante el Real Decreto 643/2026, de 29 de julio, publicado en el Boletín Oficial del Estado el 30 de julio de 2026. La norma modifica los reglamentos generales de afiliación y recaudación de la Seguridad Social y entra en vigor el 1 de agosto de 2026.
El código deberá ajustarse a la Clasificación Nacional de Ocupaciones vigente y reflejar la ocupación laboral única o principal desarrollada por cada persona. El plazo previsto es de seis meses desde la entrada en vigor de la norma.
Esta nueva exigencia afecta a todas las empresas con personas trabajadoras en alta en sus códigos de cuenta de cotización. Su aplicación también implica directamente a asesorías laborales, despachos profesionales, departamentos de Recursos Humanos y proveedores de programas de nóminas y Sistema RED.
El trabajo previo será esencial. La empresa deberá revisar qué información consta actualmente en la Seguridad Social, identificar los registros pendientes y asignar correctamente la ocupación a partir de las funciones realmente desempeñadas.
1. Qué cambia con el Real Decreto 643/2026
El Real Decreto 643/2026 introduce varias modificaciones en la gestión de la afiliación y la recaudación de la Seguridad Social.
La principal novedad para las empresas es la obligación de comunicar el código correspondiente a la ocupación laboral de todas las personas trabajadoras por cuenta ajena que se encuentren en alta en cualquiera de sus códigos de cuenta de cotización, siempre que ese dato no haya sido remitido con anterioridad.
La norma utiliza como referencia la Clasificación Nacional de Ocupaciones vigente, conocida habitualmente por sus siglas CNO. Esta clasificación organiza las ocupaciones en función del tipo de trabajo realizado, las tareas desarrolladas y las competencias asociadas a cada puesto.
La comunicación deberá referirse a la ocupación única o principal. En puestos que reúnan funciones diversas, será necesario determinar cuál representa de manera más fiel la actividad habitual de la persona trabajadora.
La reforma también amplía el plazo general para comunicar las bajas y determinadas variaciones de datos, que pasa de tres a seis días naturales. Junto a ello, se actualizan distintos aspectos del régimen de aplazamientos de deudas con la Seguridad Social.
2. Qué es el código de ocupación y por qué debe revisarse
El código CNO identifica la ocupación desarrollada por una persona trabajadora dentro de una clasificación común.
Este dato no equivale necesariamente al nombre que la empresa utiliza en su organigrama, en la nómina o en el contrato. Una misma denominación interna puede agrupar funciones diferentes, mientras que puestos con nombres distintos pueden corresponder a una ocupación similar dentro de la clasificación oficial.
Por ejemplo, una empresa puede utilizar expresiones como “técnico de apoyo”, “gestor de área” o “auxiliar polivalente”. Estas denominaciones aportan poca información por sí mismas. Para seleccionar el código adecuado habrá que conocer las tareas habituales, el nivel de responsabilidad, la cualificación requerida y la posición que ocupa la persona dentro de la estructura empresarial.
La asignación tampoco debería basarse exclusivamente en el grupo profesional del convenio colectivo. El grupo profesional, la categoría interna y la ocupación son datos relacionados, pero responden a clasificaciones diferentes.
La revisión deberá integrar, al menos, tres elementos:
- El puesto que figura en la documentación laboral.
- Las funciones que se realizan habitualmente.
- El código de la Clasificación Nacional de Ocupaciones que mejor representa esas funciones.
Documentar este criterio permitirá mantener una clasificación coherente y justificar la elección realizada cuando existan puestos de difícil encaje.
3. Empresas y profesionales afectados
La obligación alcanza a todos los empresarios respecto de los empleados por cuenta ajena que estén en alta en sus códigos de cuenta de cotización y cuyo código de ocupación no haya sido comunicado previamente.
Esto incluye a empresas de cualquier tamaño y sector, desde pequeñas sociedades con una plantilla reducida hasta organizaciones con múltiples centros de trabajo y códigos de cuenta de cotización.
La gestión también afecta a quienes intervienen en la administración laboral:
- Asesorías y gestorías encargadas de tramitar altas, bajas y variaciones.
- Despachos profesionales que prestan servicios laborales.
- Departamentos internos de Recursos Humanos y nóminas.
- Proveedores de software laboral.
- Profesionales autorizados del Sistema RED.
En muchas empresas, la información necesaria estará repartida entre varias fuentes. Recursos Humanos puede disponer de la descripción del puesto, la asesoría de los datos de afiliación y el proveedor de nóminas del campo técnico donde debe incorporarse el código.
La coordinación entre estas partes ayudará a evitar duplicidades, omisiones y asignaciones realizadas sin suficiente información.
4. Plazo para comunicar los códigos a la TGSS
El Real Decreto establece un plazo de seis meses desde su entrada en vigor para comunicar los códigos que no consten previamente en la Tesorería General de la Seguridad Social.
La norma entra en vigor el 1 de agosto de 2026, al disponer que comenzará a aplicarse el primer día del mes siguiente a su publicación.
Antes de efectuar comunicaciones masivas conviene consultar las instrucciones que publique la Tesorería General de la Seguridad Social. Estas indicaciones deberán concretar el canal técnico, los formatos admitidos, la operativa del Sistema RED y el día exacto de finalización del plazo.
La existencia de un periodo de seis meses permite organizar la revisión, aunque las empresas con plantillas amplias necesitarán comenzar pronto. El proceso puede requerir la consulta de descripciones de puestos, entrevistas con responsables, revisión de convenios y adaptación de aplicaciones informáticas.
Dejar la gestión para las últimas semanas dificultaría la resolución de incidencias técnicas y la corrección de registros rechazados.
5. Cómo preparar la revisión de la plantilla
El primer paso consiste en obtener una relación completa de las personas trabajadoras en alta en todos los códigos de cuenta de cotización de la empresa.
Sobre esa relación deberá comprobarse qué personas tienen informado el código CNO y cuáles aparecen sin este dato. También resulta aconsejable revisar los códigos ya existentes cuando se detecten incoherencias evidentes con la ocupación actual.
La preparación puede organizarse en varias fases.
Extracción y ordenación de datos
La empresa debería recopilar, al menos:
- Nombre de la persona trabajadora.
- Centro de trabajo.
- Código de cuenta de cotización.
- Puesto o denominación interna.
- Grupo profesional.
- Funciones principales.
- Código CNO existente, cuando conste.
Esta base permitirá localizar ausencias y comparar puestos similares.
Validación de las funciones
Los responsables de equipo y el departamento de Recursos Humanos deberán confirmar las funciones realmente desempeñadas. Esta revisión tiene especial importancia en puestos polivalentes, denominaciones genéricas o perfiles que hayan evolucionado con el tiempo.
Asignación del código
La selección debe realizarse atendiendo a la ocupación principal. Cuando existan varias opciones posibles, deberá utilizarse un criterio común para todos los puestos equivalentes.
Adaptación técnica
El programa de nóminas y las aplicaciones laborales tendrán que admitir el código correspondiente y facilitar su envío por el canal definido por la TGSS.
Antes de completar la comunicación general resulta recomendable realizar pruebas con un grupo reducido de registros. Así podrán detectarse incompatibilidades de formato, campos incompletos o errores en la carga.
6. Ampliación del plazo para bajas y variaciones de datos
La reforma amplía de tres a seis días naturales el plazo general para comunicar bajas y variaciones de datos a la Seguridad Social.
Este cambio concede un margen administrativo mayor para tramitar determinadas comunicaciones, pero mantiene la necesidad de gestionar la información con rapidez y precisión.
La ampliación deberá incorporarse a los procedimientos internos de las empresas y a los calendarios de las asesorías. También será necesario revisar avisos automáticos, protocolos de finalización de contratos y circuitos de comunicación entre mandos, Recursos Humanos y administración laboral.
El nuevo plazo afecta a la gestión ordinaria de la afiliación y entra en vigor junto con el resto de la norma, el 1 de agosto de 2026.
7. Cambios en el régimen de aplazamientos
El Real Decreto también modifica distintos aspectos del Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social.
La reforma precisa el carácter inaplazable de las cuotas correspondientes a accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. También eleva determinados umbrales relacionados con la dispensa de garantías, ajusta el régimen de intereses y facilita futuros desarrollos automatizados en la tramitación de aplazamientos.
Estas modificaciones afectan especialmente a empresas y profesionales que gestionan deudas o solicitudes de aplazamiento ante la Seguridad Social.
La nueva regulación deberá aplicarse atendiendo a la naturaleza de cada deuda, su importe y la fecha en la que se solicite el aplazamiento. Cuando existan cuotas de distinta naturaleza, será necesario identificar qué parte puede incluirse en la solicitud y qué cantidades deben abonarse en el plazo ordinario.
8. Riesgos de una asignación incorrecta
Una codificación inadecuada puede generar incoherencias entre la información comunicada a la Seguridad Social y la realidad laboral de la empresa.
El riesgo aumenta cuando el código se asigna automáticamente a partir del nombre interno del puesto. Las denominaciones corporativas no siempre coinciden con la estructura de la Clasificación Nacional de Ocupaciones.
También pueden aparecer diferencias entre centros de trabajo. Dos personas que realizan funciones equivalentes deberían recibir, con carácter general, el mismo tratamiento clasificatorio, aunque dependan de departamentos distintos.
Para reducir estos riesgos conviene establecer una tabla interna que relacione cada puesto con:
- Las funciones esenciales.
- El grupo profesional aplicable.
- El código CNO seleccionado.
- La fecha de validación.
- La persona o departamento que ha confirmado el criterio.
Esta documentación facilitará las altas posteriores y permitirá mantener la información actualizada cuando se creen nuevos puestos o cambien las funciones.
9. Recomendaciones para cumplir dentro de plazo
Las empresas pueden comenzar la adaptación desde la entrada en vigor de la norma mediante una planificación sencilla y ordenada.
Durante la primera fase debería extraerse la relación de personas en alta e identificarse qué registros carecen de código. A continuación, Recursos Humanos y los responsables de cada área pueden validar las funciones asociadas a los puestos.
El siguiente paso será establecer el mapeo entre puestos y códigos CNO, adaptar el software y comprobar que la información puede enviarse correctamente.
Antes de completar la carga general conviene efectuar una prueba, revisar los mensajes de respuesta del sistema y corregir las incidencias detectadas.
La comunicación debería quedar finalizada antes del último mes del plazo. De esta manera habrá tiempo para resolver rechazos, consultar dudas de clasificación y atender posibles instrucciones adicionales de la TGSS.
También será útil incorporar el código CNO a los procedimientos habituales de nuevas altas. La obligación no termina con la regularización inicial: la información deberá mantenerse correctamente en las futuras incorporaciones y variaciones de puesto.
El Real Decreto 643/2026 incorpora una nueva obligación general de información para todas las empresas con personas trabajadoras en alta.
Durante los seis meses siguientes a su entrada en vigor, deberán comunicarse a la Tesorería General de la Seguridad Social los códigos de ocupación que todavía no consten en sus registros. La clasificación deberá responder a la ocupación única o principal de cada persona trabajadora conforme a la Clasificación Nacional de Ocupaciones vigente.
La preparación requiere revisar puestos, funciones, grupos profesionales y datos de afiliación. También exige coordinar a la empresa, la asesoría y el proveedor de software para que la información pueda transmitirse por el canal técnico que determine la TGSS.
La norma amplía además a seis días naturales el plazo general para comunicar bajas y variaciones de datos y actualiza el régimen de aplazamientos de las deudas con la Seguridad Social.
En Grupo Albatros seguimos de cerca cada novedad laboral y normativa para trasladar a nuestros clientes una información actualizada, rigurosa y aplicable a su realidad empresarial, que les permita anticiparse a sus obligaciones y tomar decisiones con mayor seguridad jurídica.
