IA Recursos Humanos: obligaciones para empresas
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- Por qué la inteligencia artificial exige una revisión interna
- Qué establece el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial
- Por qué Recursos Humanos es un área especialmente sensible
- Usos prohibidos, sistemas de alto riesgo y obligaciones de transparencia
- La empresa debe saber qué sistemas está utilizando
- Política interna y formación del personal
- Supervisión humana en decisiones laborales
- Información a la plantilla y protección de datos
- Qué revisar antes de contratar una herramienta de IA
- Checklist básico para empresas
La inteligencia artificial ya forma parte de la gestión diaria de muchas empresas. Se utiliza para redactar documentos, analizar currículos, organizar turnos, atender consultas internas, evaluar el rendimiento, preparar acciones formativas y automatizar procesos administrativos.
Su implantación puede aportar agilidad y mejorar determinados procesos, pero también exige una revisión jurídica y organizativa. Incorporar una herramienta de IA no consiste únicamente en contratar un software y empezar a utilizarlo. La empresa debe conocer qué sistema está usando, con qué finalidad, qué datos trata, quién supervisa sus resultados y qué impacto puede tener sobre las personas.
Este análisis resulta especialmente importante en el área de Recursos Humanos, donde las decisiones pueden afectar al acceso al empleo, la continuidad de la relación laboral, la promoción profesional, la organización del trabajo o la evaluación del rendimiento.
El Reglamento (UE) 2024/1689, conocido como Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial o AI Act, establece un marco común para el desarrollo y utilización de sistemas de IA dentro de la Unión Europea. Su objetivo es favorecer una inteligencia artificial segura, transparente y respetuosa con los derechos fundamentales.
La norma entró en vigor el 1 de agosto de 2024 y tiene un calendario de aplicación progresiva. Desde el 2 de febrero de 2025 ya resultan aplicables las prohibiciones sobre determinadas prácticas de IA y las obligaciones relacionadas con la alfabetización del personal. La fecha general de aplicación del Reglamento es el 2 de agosto de 2026, con algunas excepciones y disposiciones sometidas a calendarios específicos.
Para las empresas, el mensaje es claro: conviene revisar ahora cómo se está utilizando la IA, especialmente cuando interviene en procesos relacionados con personas trabajadoras o candidatas.
1) Por qué la inteligencia artificial exige una revisión interna
Muchas empresas han empezado a utilizar inteligencia artificial de forma gradual. En algunos casos, la herramienta ha sido contratada formalmente por la organización. En otros, son los propios equipos quienes utilizan aplicaciones externas para redactar, resumir, traducir o analizar información.
Esta implantación progresiva puede generar un problema de control. La empresa puede no saber con exactitud qué herramientas se están utilizando, qué datos se introducen, qué resultados se generan o si la información tratada incluye datos personales, documentación confidencial o contenido sensible.
El uso de IA requiere una revisión interna porque puede afectar a distintas áreas de cumplimiento:
- protección de datos;
- confidencialidad;
- propiedad intelectual;
- igualdad y no discriminación;
- relaciones laborales;
- seguridad de la información;
- contratos con proveedores;
- transparencia frente a personas afectadas.
La revisión no tiene como finalidad paralizar el uso de estas herramientas. Su objetivo es ordenar su implantación para que la empresa pueda utilizarlas con criterios claros, responsabilidades definidas y supervisión suficiente.
2) Qué establece el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial
El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial regula los sistemas de IA en función del riesgo que pueden generar. Cuanto mayor sea el impacto potencial sobre las personas, más exigentes serán las obligaciones aplicables.
El texto diferencia, entre otros, estos grandes bloques:
- prácticas prohibidas;
- sistemas de alto riesgo;
- sistemas sujetos a obligaciones de transparencia;
- modelos de IA de propósito general;
- usos de menor riesgo.
Esta clasificación obliga a las empresas a identificar qué herramientas utilizan y para qué finalidad concreta. No tiene el mismo impacto una aplicación para corregir textos que un sistema utilizado para filtrar candidaturas, evaluar el rendimiento profesional o asignar tareas en función de determinados datos.
Además, el Reglamento incorpora una obligación relevante: las empresas que proporcionen o utilicen sistemas de IA deben adoptar medidas para garantizar un nivel adecuado de alfabetización en inteligencia artificial de las personas que intervienen en su uso.
Esto implica formar al personal según el contexto, las funciones y el riesgo de las herramientas utilizadas.
Recursos Humanos es una de las áreas donde la inteligencia artificial puede tener mayor impacto. Las herramientas utilizadas en este departamento pueden intervenir en decisiones que afectan directamente a personas.
Entre los usos más sensibles se encuentran:
- publicación automatizada de ofertas de empleo;
- análisis y filtrado de currículos;
- clasificación o puntuación de candidaturas;
- evaluación de entrevistas;
- valoración del rendimiento profesional;
- asignación de turnos, tareas o cargas de trabajo;
- decisiones sobre promociones o ascensos;
- control de la productividad;
- apoyo en decisiones disciplinarias;
- utilización de datos biométricos.
Cuando una herramienta influye en estas materias, sus resultados pueden afectar al acceso al empleo, la continuidad de la relación laboral, la retribución, la promoción profesional o las condiciones de trabajo.
Por este motivo, el Reglamento considera de alto riesgo determinados sistemas utilizados en empleo, gestión de personas y acceso al trabajo por cuenta propia. La empresa debe revisar con especial atención cualquier herramienta que intervenga en estos procesos.
4) Usos prohibidos, sistemas de alto riesgo y obligaciones de transparencia
El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial no trata todos los sistemas de la misma forma. El nivel de exigencia dependerá del tipo de uso y del impacto que pueda tener.
Prácticas prohibidas
Existen usos que no pueden implantarse porque se consideran incompatibles con los derechos fundamentales. En el ámbito laboral destaca la prohibición de utilizar sistemas de reconocimiento de emociones en los lugares de trabajo, salvo excepciones muy limitadas relacionadas con fines médicos o de seguridad.
Una empresa no debería utilizar una herramienta destinada a interpretar durante una entrevista si una persona está nerviosa, motivada, triste o satisfecha mediante el análisis de su rostro, su voz o sus gestos.
También se prohíben determinadas prácticas manipulativas, la explotación de vulnerabilidades personales y ciertas formas de categorización biométrica destinadas a inferir datos especialmente sensibles.
Sistemas de alto riesgo
Pueden considerarse de alto riesgo los sistemas destinados a seleccionar o contratar candidaturas, analizar solicitudes de empleo, evaluar personas, asignar tareas, supervisar rendimiento o adoptar decisiones que afecten a la promoción, mantenimiento del empleo o extinción contractual.
Su utilización exige controles reforzados, documentación, supervisión humana, trazabilidad, medidas de seguridad y una adecuada gestión de riesgos.
Sistemas sujetos a transparencia
Los asistentes virtuales, chatbots y herramientas que interactúan directamente con personas trabajadoras o candidatas deberán informar, en determinados casos, de que la persona está interactuando con un sistema de IA.
También existen obligaciones específicas para determinados contenidos generados artificialmente, especialmente imágenes, audios o vídeos que puedan inducir a confusión sobre su origen.
5) La empresa debe saber qué sistemas está utilizando
Uno de los primeros pasos para ordenar el uso de inteligencia artificial consiste en elaborar un inventario interno de herramientas.
Este inventario debería incluir tanto las aplicaciones contratadas formalmente por la empresa como aquellas que el personal utiliza por iniciativa propia para realizar tareas profesionales.
De cada herramienta conviene registrar:
- nombre y proveedor;
- finalidad de uso;
- departamento responsable;
- datos que se introducen;
- personas afectadas;
- decisiones en las que interviene;
- nivel de riesgo;
- persona responsable de supervisar su funcionamiento;
- medidas de seguridad;
- fecha de autorización y revisión.
Este control permite detectar usos no autorizados o herramientas utilizadas sin conocimiento de la organización. El riesgo aumenta cuando se introducen en aplicaciones externas contratos, nóminas, expedientes laborales, datos de clientes, informes jurídicos, información médica o cualquier otro contenido confidencial.
La empresa necesita saber qué información sale de su entorno y bajo qué condiciones se trata.
6) Política interna y formación del personal
Las empresas deberían contar con una política interna que establezca reglas claras sobre el uso de inteligencia artificial.
Esta política debe indicar:
- qué herramientas están autorizadas;
- qué usos están permitidos;
- qué datos pueden introducirse;
- qué información no debe incorporarse;
- qué decisiones requieren revisión humana;
- cómo deben comunicarse errores o incidentes;
- quién puede autorizar nuevas herramientas;
- qué consecuencias puede tener un uso inadecuado.
La política debe ser comprensible y adaptada a la realidad de la organización. Resulta más útil un documento claro y aplicable que un texto genérico difícil de trasladar al día a día.
La formación también es imprescindible. Desde el 2 de febrero de 2025, las empresas que utilizan sistemas de IA deben adoptar medidas para garantizar que las personas encargadas de usarlos cuentan con un nivel adecuado de alfabetización en esta materia.
Esa formación debe adaptarse al puesto y al riesgo de la herramienta. Una persona que utiliza IA para corregir textos no necesita la misma preparación que quien revisa un sistema de selección, productividad o evaluación del rendimiento.
La formación debería abordar, al menos, funcionamiento básico de la IA, riesgos de errores, protección de datos, confidencialidad, sesgos, propiedad intelectual, supervisión humana, comunicación de incidentes y usos permitidos o restringidos.
La empresa debe conservar evidencias de la formación impartida: contenidos, fechas, asistentes y evaluaciones cuando proceda.
7) Supervisión humana en decisiones laborales
La supervisión humana es una de las garantías esenciales cuando una herramienta de IA interviene en decisiones relevantes.
Esa supervisión debe ser efectiva. La persona responsable debe contar con formación suficiente, autoridad para revisar el resultado y capacidad real para modificarlo o descartarlo.
No debería considerarse suficiente una validación automática o meramente formal. Si el sistema propone una decisión y la persona encargada la acepta sin revisión crítica, la intervención humana pierde valor.
En el ámbito laboral, conviene evitar que determinadas decisiones dependan exclusivamente de un sistema automatizado, especialmente cuando puedan afectar de forma significativa a la persona trabajadora o candidata.
Esto incluye decisiones como:
- excluir definitivamente a una candidatura;
- imponer una sanción;
- denegar una promoción;
- modificar condiciones retributivas;
- emitir una evaluación negativa determinante;
- decidir una extinción contractual.
La inteligencia artificial puede ayudar a analizar información, ordenar datos o detectar patrones, pero la decisión final debe incorporar una valoración humana real, especialmente cuando tenga consecuencias jurídicas o profesionales importantes.
8) Información a la plantilla y protección de datos
Cuando se utilicen determinados sistemas de IA en el ámbito laboral, la empresa debe valorar qué información debe facilitarse a las personas afectadas y a la representación legal de las personas trabajadoras.
El Estatuto de los Trabajadores reconoce al comité de empresa el derecho a ser informado sobre los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan algoritmos o sistemas de IA que puedan afectar a condiciones de trabajo, acceso y mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles.
Esta información no implica entregar el código fuente del sistema, pero sí permitir comprender aspectos esenciales:
- para qué se utiliza la herramienta;
- qué datos analiza;
- cómo influye en las decisiones;
- qué efectos puede producir;
- qué medidas de supervisión existen;
- cómo puede solicitarse una revisión.
Además, cumplir el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial no sustituye el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos.
Cuando una herramienta trate datos personales, la empresa debe revisar la finalidad del tratamiento, la base jurídica, la información facilitada, los datos necesarios, los plazos de conservación, las transferencias internacionales, las medidas de seguridad, los contratos con proveedores y la posible existencia de decisiones automatizadas.
Este análisis resulta especialmente importante cuando se tratan datos biométricos, información médica, perfiles profesionales, evaluaciones de rendimiento o cualquier otra información sensible.
La empresa debería analizar una herramienta de IA antes de incorporarla, especialmente si va a utilizarse en Recursos Humanos o en procesos con impacto sobre personas.
Antes de formalizar la contratación conviene solicitar información sobre:
- finalidad prevista del sistema;
- clasificación de riesgo;
- instrucciones de uso;
- medidas de seguridad y ciberseguridad;
- ubicación de los datos;
- posibles subcontratistas;
- condiciones aplicables a los datos introducidos;
- uso de información corporativa para entrenar modelos;
- procedimiento de notificación de incidentes;
- garantías de eliminación o devolución de información;
- responsabilidades asumidas por cada parte.
Delegar la parte tecnológica en un proveedor no elimina la responsabilidad de la empresa sobre el uso que realiza de la herramienta.
Por eso, la contratación debe revisarse también desde el punto de vista jurídico, laboral, de protección de datos y de confidencialidad.
10) Checklist básico para empresas
Toda empresa que utilice IA debería plantearse estas preguntas:
- ¿Sabemos qué herramientas de IA utiliza nuestro personal?
- ¿Disponemos de un inventario actualizado?
- ¿Existe una política interna de uso?
- ¿Hemos identificado los usos relacionados con Recursos Humanos?
- ¿Existe algún sistema que analice emociones o datos biométricos?
- ¿Se introducen datos personales en herramientas públicas?
- ¿Las decisiones relevantes son revisadas por una persona con capacidad real de decisión?
- ¿Hemos informado a las personas trabajadoras y a su representación cuando procede?
- ¿Se han revisado los contratos con proveedores?
- ¿Se ha analizado la necesidad de realizar una evaluación de impacto?
- ¿El personal ha recibido formación?
- ¿Existe un procedimiento para comunicar errores o incidentes?
Una respuesta negativa no implica necesariamente un incumplimiento automático, pero sí muestra la necesidad de iniciar una revisión ordenada.
La inteligencia artificial puede transformar la gestión empresarial y aportar ventajas importantes en productividad, análisis y organización. Para que esa implantación sea segura, la empresa necesita reglas claras, formación adecuada y un sistema de control proporcionado al riesgo de cada herramienta.
En el ámbito de Recursos Humanos, esta revisión resulta especialmente importante porque la IA puede intervenir en procesos que afectan al acceso al empleo, la evaluación del rendimiento, la organización del trabajo o la continuidad de la relación laboral.
En Grupo Albatros ayudamos a empresas y asesorías a prepararse para este nuevo escenario mediante formación especializada y revisión de obligaciones vinculadas al uso de inteligencia artificial.
El objetivo es que cada organización pueda incorporar estas herramientas con mayor seguridad, protegiendo a las personas, la información empresarial y el cumplimiento normativo.
