IA en Recursos Humanos: ¿qué obligaciones tiene una empresa antes de utilizarla?
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- ¿Para qué se está utilizando la inteligencia artificial en Recursos Humanos?
- ¿Toda IA utilizada en Recursos Humanos se considera de alto riesgo?
- ¿Qué sistemas de IA relacionados con el empleo considera de alto riesgo el AI Act?
- ¿Hay que informar a los trabajadores antes de utilizar inteligencia artificial?
- ¿Qué información debe recibir la representación legal de los trabajadores?
- ¿Qué obligaciones tiene la empresa cuando utiliza un sistema de IA de alto riesgo?
- IA, decisiones automatizadas y protección de datos
- ¿Puede la implantación de IA modificar las condiciones de trabajo?
- La empresa también debe promover la alfabetización en IA
- ¿Qué debería revisar una empresa antes de implantar IA en Recursos Humanos?
Filtrar currículums, clasificar candidatos, evaluar determinados indicadores de rendimiento, asignar tareas, elaborar perfiles profesionales o apoyar decisiones relacionadas con la plantilla. La inteligencia artificial está entrando en procesos empresariales que hasta ahora dependían fundamentalmente de la intervención humana.
Cuando estas herramientas se utilizan en el ámbito laboral, su implantación está sujeta a diferentes obligaciones que dependen de qué sistema se utiliza, para qué finalidad y qué influencia tiene sobre las personas trabajadoras.
El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial, conocido como AI Act, establece requisitos específicos para determinados sistemas utilizados en el empleo y la gestión de trabajadores. A ellos se suman las obligaciones que ya establece la legislación laboral española sobre información a la representación de los trabajadores y las garantías derivadas de la normativa de protección de datos.
Además, la incorporación de un sistema de IA puede afectar a la propia organización del trabajo. Si sus consecuencias modifican sustancialmente determinadas condiciones laborales, será necesario analizar también las reglas previstas en el Estatuto de los Trabajadores.
Por ello, antes de incorporar una herramienta de inteligencia artificial a Recursos Humanos conviene identificar exactamente qué función va a desempeñar y qué decisiones puede condicionar.
1. ¿Para qué se está utilizando la inteligencia artificial en Recursos Humanos?
Las posibilidades son amplias y continúan aumentando a medida que aparecen nuevas herramientas.
Una empresa puede utilizar sistemas de inteligencia artificial para:
- analizar candidaturas,
- ordenar currículums,
- identificar perfiles profesionales,
- elaborar recomendaciones durante un proceso de selección
- o facilitar determinadas tareas administrativas.
También existen sistemas capaces de intervenir en procesos internos de gestión de trabajadores: evaluación del desempeño, asignación de tareas, planificación, promoción profesional, seguimiento de determinados indicadores o análisis de productividad.
Esta diversidad resulta relevante desde el punto de vista jurídico.
Utilizar una herramienta para redactar una descripción de un puesto de trabajo presenta unas implicaciones diferentes a utilizar un sistema que analiza automáticamente cientos de candidatos y determina cuáles continúan en un proceso de selección.
La finalidad del sistema, los datos utilizados y su capacidad para influir en decisiones que afectan a una persona son elementos esenciales para determinar las obligaciones de la empresa.
2. ¿Toda IA utilizada en Recursos Humanos se considera de alto riesgo?
No. El AI Act establece una clasificación de los sistemas de inteligencia artificial atendiendo, entre otros factores, al riesgo asociado a su utilización.
El hecho de que una herramienta sea utilizada por un departamento de Recursos Humanos no determina automáticamente que sea un sistema de IA de alto riesgo.
El Reglamento identifica expresamente determinados usos relacionados con el empleo, la gestión de trabajadores y el acceso al trabajo por cuenta propia dentro de la categoría de alto riesgo.
Además, el propio AI Act contempla supuestos en los que un sistema incluido inicialmente en una de las áreas enumeradas en su anexo III puede no considerarse de alto riesgo cuando no plantea un riesgo significativo de causar perjuicios a la salud, la seguridad o los derechos fundamentales y no influye sustancialmente en el resultado de la toma de decisiones.
La clasificación requiere, por tanto, analizar el sistema concreto y la función que desempeña.
3. ¿Qué sistemas de IA relacionados con el empleo considera de alto riesgo el AI Act?
El anexo III del AI Act incluye varios usos directamente relacionados con Recursos Humanos.
Entre ellos se encuentran los sistemas destinados a utilizarse para la contratación o selección de personas, especialmente aquellos empleados para publicar anuncios de empleo dirigidos, analizar y filtrar solicitudes o evaluar candidatos.
También se incluyen determinados sistemas utilizados para tomar decisiones que afectan a las condiciones de las relaciones laborales, la promoción o la extinción de relaciones contractuales de carácter laboral.
La regulación contempla igualmente sistemas destinados a asignar tareas basándose en el comportamiento individual, rasgos personales o características, así como aquellos utilizados para supervisar o evaluar el rendimiento y el comportamiento de las personas trabajadoras.
La razón de esta clasificación está relacionada con la capacidad de estas herramientas para influir en el acceso al empleo, la trayectoria profesional y las condiciones laborales.
Por ello, una empresa que vaya a incorporar IA a alguno de estos procesos deberá comprobar previamente la clasificación del sistema y las obligaciones asociadas a su utilización.
4. ¿Hay que informar a los trabajadores antes de utilizar inteligencia artificial?
El AI Act establece una obligación específica para los empleadores que actúen como responsables del despliegue de sistemas de IA de alto riesgo en el lugar de trabajo.
Antes de poner en servicio o utilizar uno de estos sistemas, deberán informar a los representantes de los trabajadores y a las personas trabajadoras afectadas de que estarán expuestos a su utilización.
Esta información deberá facilitarse conforme a las normas y procedimientos establecidos en el Derecho de la Unión Europea y en la legislación nacional aplicable.
La obligación adquiere especial interés cuando la IA interviene en procesos como evaluación del rendimiento, asignación de tareas o determinadas decisiones relacionadas con las condiciones laborales.
La empresa debe conocer, por tanto, qué sistema está implantando y cuál será su función antes de utilizarlo sobre la plantilla.
5. ¿Qué información debe recibir la representación legal de los trabajadores?
La legislación laboral española ya contempla expresamente los algoritmos y los sistemas de inteligencia artificial.
El artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores reconoce al comité de empresa el derecho a ser informado por la empresa sobre los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que afectan a la toma de decisiones que puedan incidir en:
- Las condiciones de trabajo.
- El acceso al empleo.
- El mantenimiento del empleo.
- La elaboración de perfiles.
Esta obligación forma parte del derecho de información de la representación legal de los trabajadores y existe en el ordenamiento laboral español desde 2021.
Por tanto, las obligaciones empresariales relacionadas con la IA en el trabajo no proceden exclusivamente del AI Act.
El Reglamento europeo convive con las garantías laborales establecidas en la legislación nacional y no sustituye los derechos de información y consulta reconocidos a trabajadores y representantes.
Además, determinados convenios colectivos pueden establecer obligaciones adicionales relacionadas con la implantación de nuevas tecnologías o sistemas de inteligencia artificial. Antes de introducir una herramienta de estas características resulta necesario comprobar también el convenio colectivo aplicable a la empresa.
6. ¿Qué obligaciones tiene la empresa cuando utiliza un sistema de IA de alto riesgo?
Cuando una empresa utiliza un sistema clasificado como de alto riesgo, el AI Act establece diferentes obligaciones para el responsable del despliegue.
Entre ellas figura la adopción de medidas técnicas y organizativas adecuadas para utilizar el sistema conforme a las instrucciones proporcionadas.
También deberá encomendar la supervisión humana a personas que dispongan de la competencia, formación, autoridad y apoyo necesarios para desarrollar esa función.
Cuando la empresa tenga control sobre los datos de entrada, deberá procurar que estos sean pertinentes y suficientemente representativos atendiendo a la finalidad prevista del sistema.
El Reglamento establece asimismo obligaciones relacionadas con la supervisión de su funcionamiento y con la conservación de determinados registros generados automáticamente por el sistema cuando estos se encuentren bajo el control del responsable del despliegue.
La utilización empresarial de un sistema de alto riesgo exige, por tanto, una gestión continuada. La responsabilidad de la empresa no termina con la contratación o instalación de la herramienta.
7. IA, decisiones automatizadas y protección de datos
Cuando un sistema de inteligencia artificial trata datos personales de candidatos o trabajadores también debe analizarse la normativa de protección de datos.
El Reglamento General de Protección de Datos establece garantías específicas respecto de determinadas decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, cuando producen efectos jurídicos sobre una persona o le afectan significativamente de modo similar.
Un ejemplo especialmente claro puede encontrarse en determinados procesos automatizados de selección de personal.
La Agencia Española de Protección de Datos recuerda que las decisiones basadas en algoritmos durante los procesos de selección no pueden producir discriminación y que, cuando concurren los requisitos establecidos por el RGPD, deben existir garantías como una intervención humana significativa.
Además, el artículo 35 del RGPD exige realizar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos cuando sea probable que un tratamiento, especialmente mediante nuevas tecnologías, entrañe un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.
Entre los supuestos previstos se encuentra la evaluación sistemática y exhaustiva de aspectos personales basada en tratamientos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, cuando sobre ella se adopten decisiones que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a las personas.
La evaluación de las obligaciones en materia de IA debe realizarse, por tanto, junto con las derivadas de protección de datos cuando el sistema utilice información personal.
8. ¿Puede la implantación de IA modificar las condiciones de trabajo?
La incorporación de inteligencia artificial a una empresa no constituye automáticamente una modificación sustancial de las condiciones de trabajo.
Hay que analizar sus consecuencias.
El artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores regula las modificaciones sustanciales y contempla, entre otras materias, aquellas que afectan a:
- Jornada de trabajo.
- Horario y distribución del tiempo.
- Régimen de trabajo a turnos.
- Sistema de remuneración y cuantía salarial.
- Sistema de trabajo y rendimiento.
- Determinadas modificaciones de funciones.
Por ejemplo, implantar un sistema de IA que simplemente facilite determinadas tareas administrativas no produce necesariamente una modificación sustancial.
La valoración puede ser diferente si la herramienta introduce cambios sustanciales en el sistema utilizado para medir el rendimiento de la plantilla, distribuir el trabajo, determinar determinados componentes de la remuneración o modificar otras condiciones incluidas en el artículo 41.
En esos casos habrá que analizar los efectos concretos de la implantación, las condiciones laborales existentes y el procedimiento que resulte aplicable.
También debe revisarse el convenio colectivo correspondiente. Algunos convenios ya incorporan disposiciones específicas sobre nuevas tecnologías, algoritmos e inteligencia artificial, incluyendo procedimientos de información o consulta con la representación de los trabajadores.
9. La empresa también debe promover la alfabetización en IA
La formación de las personas que utilizan sistemas de inteligencia artificial dentro de las organizaciones es otro de los elementos regulados por el AI Act.
Este punto ha sido actualizado recientemente.
El Reglamento (UE) 2026/1744, de 8 de julio de 2026, ha modificado el artículo 4 del AI Act.
Con la nueva redacción, los proveedores y responsables del despliegue deben adoptar medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en materia de IA de su personal y de otras personas que se encarguen, en su nombre, del funcionamiento y utilización de estos sistemas.
Para determinar las medidas adecuadas deberán tenerse en cuenta factores como:
- los conocimientos técnicos,
- la experiencia,
- la educación y
- formación de las personas implicadas,
- el contexto en el que se utilizará el sistema y
- las personas o colectivos sobre los que vaya a emplearse.
La norma aclara además que esta obligación no exige garantizar un nivel específico de alfabetización en IA de cada persona.
Para una empresa, esto implica valorar qué conocimientos necesitan quienes utilizan estas herramientas atendiendo a sus funciones y al riesgo asociado a su utilización.
No necesita la misma preparación una persona que emplea ocasionalmente una herramienta generativa para tareas auxiliares que quien supervisa un sistema de alto riesgo utilizado para evaluar candidatos o trabajadores.
10. ¿Qué debería revisar una empresa antes de implantar IA en Recursos Humanos?
La incorporación de inteligencia artificial a Recursos Humanos debería comenzar con una identificación precisa del sistema y de la finalidad para la que va a utilizarse.
Antes de su implantación conviene revisar, al menos, qué decisiones puede condicionar, si interviene en selección, promoción, evaluación, asignación de tareas o mantenimiento del empleo y si el sistema está clasificado como de alto riesgo conforme al AI Act.
También será necesario determinar qué datos personales utiliza y si procede realizar una evaluación de impacto en materia de protección de datos.
Desde la perspectiva laboral, la empresa deberá comprobar las obligaciones de información a trabajadores y representantes, revisar las previsiones del convenio colectivo aplicable y analizar si la implantación modifica sustancialmente alguna condición de trabajo.
La supervisión humana también debe definirse de manera efectiva. Cuando una persona sea responsable de revisar los resultados de un sistema, deberá disponer de capacidad y autoridad suficientes para ejercer realmente esa función.
Finalmente, la organización deberá valorar qué medidas de alfabetización en IA necesita el personal encargado de utilizar o supervisar estas herramientas.
El resultado es una evaluación que combina AI Act, legislación laboral, negociación colectiva y protección de datos. Las obligaciones concretas dependerán del sistema utilizado y de sus efectos sobre candidatos y trabajadores.
La utilización de inteligencia artificial en Recursos Humanos requiere conocer qué hace realmente el sistema antes de incorporarlo a los procesos de la empresa.
Una herramienta que interviene en la selección, evaluación, promoción, asignación de tareas o gestión del rendimiento puede activar obligaciones específicas de información, supervisión humana, protección de datos y, en determinados casos, procedimientos laborales relacionados con los cambios que produzca en las condiciones de trabajo.
Empresas, departamentos de Recursos Humanos y asesorías deberán prestar especial atención a esta materia a medida que avance la aplicación del AI Act y aumente la presencia de sistemas de inteligencia artificial en la gestión laboral.
En Grupo Albatros seguimos de cerca las novedades laborales y normativas que afectan a las empresas para ofrecer información actualizada, rigurosa y útil que facilite su adaptación a los cambios derivados de la digitalización y de la inteligencia artificial.
