Reglamento Europeo de IA: obligaciones para las empresas
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- El uso de inteligencia artificial también implica responsabilidades para las empresas
- ¿Qué establece el artículo 4 del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial?
- ¿Qué empresas y trabajadores están afectados por esta obligación?
- ¿Es obligatorio impartir formación en inteligencia artificial a toda la plantilla?
- ¿Qué conocimientos necesitan los trabajadores para utilizar la IA de forma responsable?
- ¿Cómo puede una empresa adoptar medidas de alfabetización en IA?
- ¿Cómo puede acreditar una empresa las medidas de alfabetización adoptadas?
- Incorporar la alfabetización en IA a la gestión empresarial
La inteligencia artificial ya forma parte de muchas tareas habituales dentro de las empresas. Herramientas como ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini o Claude pueden utilizarse para redactar comunicaciones, resumir documentos, preparar informes, investigar información, analizar datos, generar contenido o apoyar determinados procesos de Recursos Humanos.
Su incorporación puede aumentar la productividad y facilitar numerosas tareas. Al mismo tiempo, introduce cuestiones relacionadas con la confidencialidad, la protección de datos, la fiabilidad de los resultados, los sesgos, la toma de decisiones o el uso adecuado de la información.
Por este motivo, el Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial no regula únicamente a las empresas tecnológicas que desarrollan sistemas de IA.
También establece responsabilidades para quienes los utilizan profesionalmente.
Una de ellas se encuentra en su artículo 4, dedicado a la alfabetización en materia de inteligencia artificial. Esta disposición comenzó a aplicarse el 2 de febrero de 2025 y fue modificada en 2026 por el Reglamento (UE) 2026/1744.
¿Qué significa realmente esta obligación?
¿Hay que formar obligatoriamente a toda la plantilla?
¿Es necesario realizar un curso concreto?
¿Cómo puede demostrar una empresa que ha adoptado medidas adecuadas?
1. El uso de inteligencia artificial también implica responsabilidades para las empresas
La adopción de inteligencia artificial en las organizaciones no siempre se produce mediante grandes proyectos tecnológicos.
En muchos casos comienza de una forma mucho más sencilla: una persona utiliza una herramienta generativa para redactar un correo, otra resume un documento, un departamento prepara una presentación con IA y otro equipo comienza a utilizar un asistente integrado en su paquete ofimático.
Este uso cotidiano plantea una primera cuestión que las organizaciones deberían poder responder: ¿qué sistemas de IA utiliza actualmente su personal y para qué tareas?
Un trabajador puede introducir información confidencial en una herramienta sin conocer sus condiciones de uso. Puede aceptar una respuesta incorrecta porque parece convincente, utilizar datos personales sin valorar previamente las consecuencias o incorporar a un informe información que no ha sido contrastada.
La alfabetización en IA pretende precisamente reducir este tipo de situaciones.
El Reglamento Europeo de IA define la alfabetización en esta materia como las capacidades, conocimientos y comprensión que permiten utilizar los sistemas de IA de manera informada y conocer tanto sus oportunidades como sus riesgos y los posibles perjuicios que pueden ocasionar.
Por tanto, no hablamos únicamente de aprender a escribir buenos prompts o conocer las funcionalidades de una herramienta.
La empresa debe valorar también si las personas que utilizan esos sistemas comprenden suficientemente su funcionamiento, sus limitaciones y las precauciones que exige su utilización.
2. ¿Qué establece el artículo 4 del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial?
El artículo 4 del Reglamento Europeo de IA regula específicamente la alfabetización en materia de inteligencia artificial.
Su redacción original establecía que los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA debían adoptar medidas para garantizar, en la mayor medida posible, que las personas encargadas de utilizar estos sistemas dispusieran de un nivel suficiente de alfabetización en IA, teniendo en cuenta su experiencia, formación, conocimientos técnicos y el contexto de utilización.
Esta obligación comenzó a aplicarse el 2 de febrero de 2025. Las reglas de supervisión y ejecución correspondientes son aplicables desde el 3 de agosto de 2026, según explica actualmente la Comisión Europea.
En 2026 se produjo, sin embargo, una modificación importante.
El Reglamento (UE) 2026/1744, de 8 de julio, sustituyó la redacción del artículo 4.
La obligación no ha desaparecido.
Las organizaciones que sean proveedores o responsables del despliegue de sistemas de IA siguen teniendo que adoptar medidas para apoyar la promoción de la alfabetización en IA de las personas que se ocupan en su nombre del funcionamiento o utilización de estos sistemas.
Pero la nueva redacción añade expresamente que esta obligación no exige garantizar un nivel específico de alfabetización en IA de cada persona individualmente.
Este cambio es relevante.
La empresa continúa teniendo que actuar, pero la norma evita convertir la alfabetización en una exigencia uniforme de conocimientos que toda persona deba superar de la misma forma.
Las medidas deben valorar:
conocimientos técnicos;
experiencia;
educación y formación;
contexto en el que se utilizará el sistema;
y personas o colectivos sobre los que pueda utilizarse.
La Comisión Europea también deberá publicar ejemplos prácticos para facilitar el cumplimiento, especialmente a las pequeñas y medianas empresas.
3. ¿Qué empresas y trabajadores están afectados por esta obligación?
El Reglamento diferencia entre proveedores y responsables del despliegue.
Un proveedor es, de forma simplificada, quien desarrolla o encarga desarrollar un sistema de IA y lo comercializa o pone en servicio bajo su nombre o marca.
El responsable del despliegue es la persona física o jurídica que utiliza un sistema de IA bajo su propia autoridad, salvo que se trate de un uso exclusivamente personal y no profesional.
Esta segunda figura es especialmente relevante para las empresas.
Una organización no necesita desarrollar su propia inteligencia artificial para quedar dentro del ámbito del artículo 4. Puede utilizar soluciones creadas por terceros en su actividad empresarial.
Por ejemplo, una empresa puede utilizar IA para:
- redactar comunicaciones administrativas;
- preparar informes o resúmenes;
- apoyar procesos comerciales;
- crear textos e imágenes para marketing;
- analizar documentación;
- gestionar consultas de clientes;
- preparar presentaciones;
- apoyar determinadas tareas de Recursos Humanos;
- o automatizar parte de sus procesos internos.
Por ello, la alfabetización en IA no es una cuestión exclusiva de grandes tecnológicas ni de departamentos informáticos.
Puede afectar a pymes y empresas de prácticamente cualquier sector cuando utilizan profesionalmente sistemas que encajan en la definición del Reglamento.
Ahora bien, esto tampoco significa que todas las personas de la organización necesiten exactamente la misma preparación.
La exposición de una persona que utiliza ocasionalmente un asistente para resumir textos no es necesariamente equivalente a la de quien utiliza sistemas de IA para analizar candidaturas, evaluar trabajadores o apoyar decisiones que afectan a terceros.
El artículo 4 exige precisamente tener en cuenta estas diferencias.
4. ¿Es obligatorio impartir formación en inteligencia artificial a toda la plantilla?
Esta es probablemente una de las dudas más importantes.
El Reglamento no establece que todas las empresas tengan que impartir obligatoriamente un curso concreto de IA a toda su plantilla.
Tampoco fija:
una duración mínima de la formación;
un número obligatorio de horas;
un programa oficial único;
una titulación determinada;
ni una certificación europea específica.
Lo que exige el artículo 4 es que los proveedores y responsables del despliegue adopten medidas adecuadas para promover la alfabetización en IA de las personas que utilizan u operan estos sistemas en su nombre.
La propia Comisión Europea explica que las medidas pueden adoptar diferentes formas y que deben decidirse en función de los conocimientos de las personas, los sistemas utilizados y sus riesgos.
La formación puede ser una de esas medidas y, en muchas organizaciones, será una de las formas más claras de proporcionar conocimientos estructurados.
Pero también pueden existir: instrucciones internas; guías de utilización; sesiones informativas; protocolos; orientaciones específicas por departamentos; materiales de consulta; políticas internas sobre herramientas autorizadas.
La Comisión advierte además de que limitarse a facilitar las instrucciones del fabricante o pedir al personal que las lea podría resultar insuficiente en determinados contextos.
Por tanto, la pregunta no debería ser únicamente “¿hemos impartido un curso?”, sino si las medidas adoptadas responden realmente a los sistemas utilizados y a los riesgos que afronta cada colectivo.
Una empresa puede decidir formar a toda su plantilla porque el uso de herramientas generativas está ampliamente extendido. Otra puede identificar determinados grupos que requieren una preparación más específica.
Lo importante es que la decisión tenga relación con el uso real de la IA dentro de la organización.
5. ¿Qué conocimientos necesitan los trabajadores para utilizar la IA de forma responsable?
La alfabetización debería permitir comprender tanto las posibilidades de estas herramientas como sus límites.
La Comisión Europea propone comenzar por una comprensión general: qué es la inteligencia artificial, cómo funciona de manera básica, qué sistemas utiliza la organización y cuáles son sus principales oportunidades y riesgos.
A partir de ahí, las competencias necesarias dependerán del puesto y de las herramientas utilizadas.
En un contexto empresarial pueden resultar especialmente útiles conocimientos relacionados con:
Comprender qué puede y qué no puede hacer una IA.
Una respuesta generada automáticamente puede parecer segura y estar equivocada. El trabajador debe conocer la necesidad de verificar los resultados antes de incorporarlos a una decisión, informe o comunicación.
Utilizar adecuadamente las herramientas.
No todas las soluciones sirven para las mismas tareas. Saber elegir el sistema adecuado y proporcionar instrucciones suficientemente claras influye directamente en la utilidad de los resultados.
Proteger información y datos.
Introducir documentación interna, datos personales, información comercial o material confidencial en una herramienta de IA puede generar riesgos que deben valorarse previamente.
Contrastar la información.
La generación automática de contenido no sustituye la comprobación de fuentes. Esto adquiere especial importancia cuando el resultado se utiliza para asesorar, tomar decisiones o informar a terceros.
Reconocer posibles sesgos y limitaciones.
Los resultados pueden reflejar errores, generalizaciones o sesgos presentes en los datos y en el funcionamiento del sistema.
Mantener una revisión humana adecuada.
La persona que utiliza la herramienta debe comprender cuándo puede apoyarse en ella y cuándo el resultado requiere análisis adicional antes de utilizarse.
El programa de Alfabetización Digital en IA preparado por Grupo Albatros traslada estos principios a seis bloques prácticos:
conocimiento de las principales herramientas, comunicación con la IA, redacción, búsqueda y análisis de información, creación de materiales y utilización segura, incorporando protección de datos y verificación de resultados.
El planteamiento práctico incluye tareas habituales como redactar y revisar correos, resumir documentos, investigar y contrastar información, preparar presentaciones u organizar proyectos, siempre revisando los resultados antes de utilizarlos.
6. ¿Cómo puede una empresa adoptar medidas de alfabetización en IA?
No existe una única fórmula válida para todas las organizaciones.
Una empresa pequeña que utiliza únicamente herramientas generativas para tareas administrativas tendrá unas necesidades distintas de una organización que utiliza IA en selección de personal, evaluación, servicios financieros o decisiones que afectan directamente a clientes.
La Comisión Europea propone partir de un análisis de la propia organización y de los sistemas utilizados.
Una secuencia razonable podría comenzar por identificar las herramientas de IA que se utilizan realmente.
No solo las contratadas corporativamente. También conviene conocer qué aplicaciones utilizan los trabajadores por iniciativa propia cuando esas herramientas intervienen en tareas profesionales.
Después sería conveniente determinar:
quién utiliza cada herramienta;
para qué tareas;
qué información se introduce;
qué resultados genera;
qué consecuencias puede tener un error;
y qué nivel de conocimiento tiene cada colectivo.
A partir de ese análisis pueden diseñarse las medidas.
Una formación introductoria puede resultar adecuada para personas con poco conocimiento previo. Los equipos que realizan tareas especialmente sensibles pueden necesitar contenidos más específicos. También pueden establecerse reglas internas sobre datos que no deben introducirse, herramientas autorizadas, necesidad de revisar los resultados o situaciones que deben elevarse a una persona responsable.
La Comisión pone especial énfasis en que las actuaciones se adapten al riesgo y al contexto de uso.
Por tanto, no se trata de crear una lista burocrática de acciones, sino de relacionar la alfabetización con la forma concreta en la que la organización utiliza la inteligencia artificial.
7. ¿Cómo puede acreditar una empresa las medidas de alfabetización adoptadas?
El artículo 4 no exige obtener un certificado oficial europeo de alfabetización en IA.
La Comisión Europea confirma expresamente que no existe la obligación de disponer de un certificado determinado y señala que las organizaciones pueden mantener registros internos de las formaciones y de otras iniciativas de orientación realizadas.
Esto abre diferentes posibilidades de documentación.
Por ejemplo, una organización podría conservar:
registro de las personas participantes en una formación;
fechas y duración;
programa y contenidos;
materiales facilitados;
instrucciones internas sobre utilización de IA;
comunicaciones dirigidas a la plantilla;
protocolos de uso;
actualizaciones realizadas cuando se incorporan nuevas herramientas.
Una formación estructurada puede facilitar esta trazabilidad.
El programa desarrollado por Grupo Albatros tiene una duración de 60 horas, modalidad 100 % online y tutorización, y combina teoría, ejercicios y casos prácticos.
La documentación, sin embargo, no debería confundirse con el cumplimiento material.
Conservar un diploma o una lista de participantes puede servir para acreditar que se ha realizado una actuación, pero no demuestra automáticamente que las medidas sean adecuadas a los usos de IA de la organización.
La empresa debe poder relacionar las actuaciones adoptadas con los conocimientos del personal, las herramientas utilizadas y el contexto de uso.
La modificación del artículo 4 en 2026 refuerza precisamente esta idea: no se exige garantizar que cada trabajador alcance un nivel determinado, pero sí que la organización adopte medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA.
8. Incorporar la alfabetización en IA a la gestión empresarial
La utilización de inteligencia artificial dentro de una empresa ya no puede analizarse únicamente desde la productividad o la innovación.
El artículo 4 del Reglamento Europeo de IA obliga a proveedores y responsables del despliegue a adoptar medidas dirigidas a promover la alfabetización de las personas que utilizan estos sistemas profesionalmente.
La reforma de 2026 ha aclarado el alcance de esta obligación: las empresas no tienen que garantizar que cada persona alcance un nivel específico de conocimientos, pero sí deben actuar y adaptar las medidas al conocimiento, experiencia y funciones de quienes utilizan la IA y al contexto en el que se emplea.
Tampoco existe un curso oficial único, un número mínimo de horas o un certificado europeo obligatorio.
Cada organización debe analizar qué herramientas utiliza, quién las utiliza, para qué finalidades y qué riesgos pueden derivarse de ellas. A partir de ese diagnóstico podrá decidir qué combinación de formación, orientación, instrucciones y medidas internas resulta adecuada.
Para las empresas, el siguiente paso es revisar una cuestión muy concreta: si actualmente sus trabajadores ya utilizan inteligencia artificial, ¿qué medidas ha adoptado la organización para que sepan utilizarla de forma informada y responsable?
