¿Qué es la política de conservación de datos y cómo cumplir el RGPD?
La gestión de los datos personales es hoy una parte esencial del cumplimiento normativo en las empresas. Más allá de informar correctamente, recoger consentimientos o firmar contratos con proveedores, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que las organizaciones tengan control sobre cuánto tiempo conservan los datos personales y con qué criterio.
En este contexto, la política de conservación de datos se ha convertido en un documento clave. Su función no es únicamente formal, sino práctica: definir cómo se gestionan los datos a lo largo de su ciclo de vida, desde su recogida hasta su eliminación.
En un escenario en el que aumentan las inspecciones, las reclamaciones y las solicitudes de ejercicio de derechos, contar con una política de conservación clara permite a las empresas anticiparse, organizarse y actuar con seguridad jurídica.
En este artículo explicamos qué es la política de conservación de datos, qué exige el RGPD, a quién afecta y cómo impacta en la gestión diaria de las empresas, con un enfoque práctico y orientado al cumplimiento.
Qué es la política de conservación de datos
La política de conservación de datos es el documento interno que establece los criterios que sigue una empresa para determinar durante cuánto tiempo conserva los datos personales que trata y qué ocurre con ellos una vez cumplida su finalidad.
De forma concreta, la política define:
Qué tipos de datos personales se tratan.
Con qué finalidad se recogen.
Durante cuánto tiempo se conservan.
Qué base legal justifica su conservación.
Cuándo y cómo se eliminan, bloquean o anonimizan.
Este documento debe reflejar la realidad operativa de la empresa, sus procesos internos y las obligaciones legales que le resultan de aplicación. No se trata de un texto genérico, sino de una herramienta que debe estar alineada con la actividad real de la organización.
El principio de limitación del plazo de conservación en el RGPD
El RGPD establece de forma expresa el principio de limitación del plazo de conservación, según el cual los datos personales deben mantenerse únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recogidos.
Este principio implica que:
Los datos no pueden conservarse indefinidamente.
Debe existir una finalidad vigente que justifique su conservación.
Una vez cumplida esa finalidad, los datos deben eliminarse, bloquearse o anonimizarse.
Para cumplir con este principio, la empresa debe poder justificar en todo momento:
Por qué conserva determinados datos.
Durante cuánto tiempo lo hace.
Qué norma o base legal respalda esa decisión.
La política de conservación es el documento que permite ordenar y documentar estas decisiones.
Por qué no existe un plazo único de conservación
Una de las dudas más habituales en las empresas es si existe un plazo estándar de conservación aplicable a todos los datos. La respuesta es clara: no existe un plazo único.
Los plazos de conservación dependen de distintos factores, entre ellos:
El tipo de datos personales tratados.
La finalidad concreta del tratamiento.
La normativa sectorial aplicable (laboral, fiscal, mercantil, sanitaria, etc.).
Los plazos de prescripción de posibles responsabilidades legales.
Por ejemplo:
Los datos laborales están sujetos a plazos distintos a los fiscales.
Los datos de clientes no se conservan igual que los de candidatos.
Los datos comerciales tienen criterios diferentes a los contractuales.
Por este motivo, la política de conservación debe diferenciar categorías de datos y establecer criterios específicos para cada una.
Qué datos debe contemplar una política de conservación
Una política de conservación bien estructurada debe recoger, al menos, las principales categorías de datos que trata la empresa.
Datos de clientes
Incluyen, entre otros:
Datos contractuales.
Datos de facturación.
Datos de contacto.
Históricos de comunicaciones.
Su conservación suele estar vinculada a:
La duración de la relación contractual.
El cumplimiento de obligaciones fiscales y mercantiles.
Los plazos de prescripción de posibles reclamaciones.
La política debe indicar con claridad cuándo finaliza la conservación y qué ocurre con los datos una vez cumplidos esos plazos.
Datos de trabajadores
Dentro de esta categoría se incluyen:
Datos laborales y administrativos.
Nóminas y cotizaciones.
Datos de formación.
Evaluaciones y expedientes internos.
Información relacionada con la prevención de riesgos laborales.
En este ámbito confluyen distintas obligaciones legales, lo que exige una especial precisión en la definición de plazos y criterios de conservación.
Datos de candidatos
Los datos de candidatos requieren una atención específica. Muchas empresas conservan currículos durante largos periodos sin definir claramente su finalidad.
La política de conservación debe establecer:
Plazos concretos de conservación.
Criterios de actualización.
Supuestos de eliminación automática cuando no exista un proceso de selección activo ni consentimiento válido.
Una gestión ordenada de estos datos evita incidencias y refuerza la transparencia.
Datos de proveedores y colaboradores
Los datos de proveedores y colaboradores suelen vincularse a relaciones contractuales y obligaciones fiscales. Su conservación debe alinearse con:
La duración del contrato.
Los plazos legales de conservación documental.
Las responsabilidades derivadas de la relación comercial.
Qué ocurre cuando no existe una política de conservación clara
La falta de una política de conservación de datos no suele detectarse en el funcionamiento diario de la empresa. Normalmente se manifiesta cuando ocurre alguna de estas situaciones:
Una inspección.
Una reclamación ante la autoridad de control.
Un incidente de seguridad.
Una solicitud de ejercicio de derechos.
En esos casos, la empresa puede encontrarse con dificultades para:
Justificar por qué conserva determinados datos.
Acreditar el cumplimiento del RGPD.
Responder adecuadamente a requerimientos o solicitudes.
La Agencia Española de Protección de Datos ha señalado en distintas resoluciones que la conservación excesiva de datos personales constituye una infracción, incluso cuando no existe un uso indebido de los mismos.
La política de conservación como herramienta de seguridad jurídica
Más allá del cumplimiento formal, la política de conservación cumple una función esencial: demostrar que la empresa actúa con criterio, planificación y responsabilidad.
Disponer de:
Documentación clara.
Plazos definidos.
Procedimientos de eliminación establecidos.
Permite a la empresa responder con seguridad ante inspecciones, reclamaciones o auditorías internas.
Cómo integrar la política de conservación en la gestión diaria
Para que la política de conservación sea eficaz, debe integrarse en el funcionamiento habitual de la empresa. Esto implica:
Coordinarla con los procesos internos.
Aplicarla en los sistemas informáticos.
Asegurar que las personas responsables la conocen.
Revisarla periódicamente.
Especialmente importante es su coordinación con:
Recursos Humanos.
Administración.
Sistemas de información.
Asesoría legal o externa.
Una política bien definida, pero no aplicada, pierde su utilidad práctica.
Errores habituales que conviene evitar
En la práctica, es frecuente encontrar errores como:
Utilizar políticas genéricas no adaptadas a la actividad real.
No diferenciar categorías de datos.
Conservar información sin una finalidad vigente.
No establecer procedimientos claros de eliminación.
No revisar los plazos de conservación de forma periódica.
Estos errores son evitables con una planificación adecuada y un enfoque preventivo.
Implicaciones prácticas para las empresas
En 2026, la política de conservación de datos se ha consolidado como una pieza central del cumplimiento del RGPD. Su correcta aplicación permite a las empresas:
Mejorar la organización interna.
Facilitar la gestión documental.
Responder con agilidad a solicitudes de derechos.
Reforzar la confianza de clientes, trabajadores y colaboradores.
Entenderla como una herramienta estratégica, y no como un mero trámite, resulta clave para una gestión responsable de los datos personales.
La protección de datos no consiste únicamente en recoger información correctamente, sino también en gestionar su conservación de forma ordenada y conforme a la normativa. Contar con una política de conservación clara aporta tranquilidad, control y seguridad jurídica.
En Grupo Albatros acompañamos a las empresas en la definición y aplicación de políticas de conservación de datos adaptadas a su actividad, alineadas con el RGPD y pensadas para garantizar el cumplimiento normativo con criterio y claridad.
